Cara Membuat Business Trip Agar Cepat Sukses

Bagi kamu yang pertama kali melakukan Business Trip, tentu muncul rasa was-was. Adanya ketidaknyaman atas ketepatan perlengkapan yang akan dibawa. Barang dan dokumen apa saja yang akan dibawa. Lalu, apa kunci kesiapan diri yang harus dipersiapkan untuk memastikan suksesnya business trip.

 

Sebagaimana diketahui business trip atau perjalanan bisnis adalah satu perjalanan yang dilakukan seseorang untuk bekerja atau tujuan bisnis. Artinya, ada pekerjaan yang dilakukan untuk memperluas pangsa pasar, mencari ide bisnis baru, dan atau mengembangkan jaringan bisnis dalam jangka panjang. Jenis perjalanannya bertentangan dengan jenis perjalanan untuk tujuan liburan atau perjalanan rutin antara rumah dan tempat kerja.

 

Nah, karena tujuan itulah, pelaku perjalanan ini memerlukan cara komprehensif dan persiapan matang. Mengapa? Karena secara prinsip perjalanan bisnis bukan untuk tamasya atau travelling. Sehingga dibutuhkan ketelitian membawa barang yang diperlukan saat kamu bepergian untuk keperluan bisnis agar tidak sia-sia.

 

Tak enak rasanya bila ke bandara menjinjing barang bawaan yang banyak dan berat, tentu sangat merepotkan. Apalagi, karena kelebihan bagasi harus membongkar ulang barang bawaan hingga harus menyuruh seseorang ke bandara untuk mengambil barang yang tak jadi di bawa.

 

Baca juga: 6 Hal Penting yang Harus Dipersiapkan Agar Bisnis Trip Efektif

 

Blog tripbisnis.com akan sharing hal-hal penting tentang cara membuat business trip agar berhasil dan cepat sukses. Kemudian hal apa saja yang harus dipersiapkan selama melakukan business trip. Berikut ulasannya:

 

1) Menyiapkan Dokumen

Biasanya perjalanan bisnis, dilakukan seseorang untuk mewakili perusahaan tempat dirinya bekerja. Untuk itu, sangat penting mempersiapkan segala kebutuhan, terutama mempersiapkan segala dokumen penting. Menurut kami, akan lebih 1-2 hari sebelum keberangkatan, kamu telah mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Setidaknya hal itu membuat kamu berpikir kembali, masih adakah dokumen yang terlupa atau perlu lagi diperbaiki?

 

Jangan lupa juga untuk membawa laptop untuk menyimpan dan cadangan data-data selama bepergian untuk trip bisnis. Pastikan bahwa laptop yang di bawa tidak menjadi beban tambahan. Jangan sampai laptop sangat berat dan lemot pula. Lebih baik, agar membawa laptop dengan prosesor terbaru untuk kebutuhan mobilitas tinggi, misal prosesor Intel Core i7 ditambah dengan dapur pacu mesinnya tetap mumpuni.

 

Selain itu, upayakan berat laptop di kisaran 1 (satu) kilogram dan berdesain tipis. Pastikan pula saat memilih laptop untuk dibawa dalam perjalanan bisnis adalah kapasitas baterai. Meski berdesain tipis dan berbobot ringan, baterai tetap harus tahan lama, misal dibekali dengan baterai berkapasitas 4.030 mAh yang daya tahannya bisa sampai 13 jam. Tak terbayangkan, bila perjalanan dan pertemuan bisnis yang kamu lakukan terjadi kerepotan mencari colokan listrik atau charger lantaran laptop lowbatt.

 

2) Menyiapkan Materi yang Lengkap

Ingat, beban dan tanggung jawab besar menjadi wakil perusahaan senantiasa harus memberikan kesan baik kepada klien atau perusahaan lain yang menjadi mitra bisnis. Hal itu terkait untuk kerjasama yang akan dijalankan oleh dua perusahaan.

 

Saat kamu terpilih mewakili perusahaan, tentu akan ada penilaian lebih. Maka dari itu, jangan pernah kecewakan kesempatan yang diberikan perusahaan tempat kamu bekerja. Jika saat bussinees trip, kamu akan melakukan presentasi, maka siapkan materi selengkap-lengkapnya sebelum datang jadwal keberangkatan. Jangan lupa harus dipelajari dan dimengerti, untuk menjawab pertanyaan tambahan yang bisa muncul saat presentasi.

 

3) Membawa Pakaian Secukupnya

Ingat, business trip bukan tamasya atau piknik. Jadi, jangan membawa barang yang tidak perlu. Isilah koper kamu dengan baju atau pakaian yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Misalnya, jadwal rapat bisnis atau pertemuan non formal lain yang akan dihadiri di sana.

 

Baca juga: Maksimalkan Bisnis Trip ke Medan Dalam 2 Hari, Buat Aja Jadwal Ini

 

Jika, seandainya ada pertemuan saat makan malam, maka kamu tentu harus membawa pakaian yang cocok dalam jamuan makan malam tersebut. Upayakan agar pakaian tersebut tetap muat di koper, sehingga kamu tak perlu lagi menjinjing gantungan baju saat berada di bandara.

 

4) Memilih Hotel yang Representative

Saat melakukan bisnis trip sendirian, sangat penting bagi kamu untuk memilih hotel yang nyaman dan dekat dengan lokasi pertemuan. Ingat, jangan sampai memilih hotel yang jauh dari lokasi. Pilihlah hotel atau penginapan yang representatif, bisa membelinya secara online ataupun offline.

 

Selain lokasi hotel sangat strategis, kamu juga harus memilih hotel dengan mempertimbangkan atau memperhatikan fasilitas yang disediakan oleh hotel. Misal koneksi jaringan internet WiFi yang disediakan oleh hotel. Jaringan harus stabil, cepat, dan bisa diakses dari kamar tentu. Hal ini bertujuan untuk membantu semua aktivitas bisnis dan atau pekerjaan yang mungkin akan kamu lakukan selama menginap di hotel tersebut.

 

Fasilitas lain yang mungkin perlu dipertimbangkan adalah ketersediaan transport yang disediakan oleh hotel untuk antar-jemput dari dan ke bandara. Hal ini sangat bermanfaat untuk mempermudah kegiatanmu. Ditambah adanya fasilitas kolam renang, pusat kebugaran, hingga spa dan sejenisnya yang sangat bermanfaat untuk mengistirahatkan diri setelah aktiitas bekerja seharian penuh.

 

Pertimbangkan juga untuk memilih hotel yang menyediakan sarapan. Ingat, sarapan merupakan komponen penting pada saat melakukan perjalanan bisnis. Dimana kamu harus memaksimalkan waktu untuk bekerja, sehingga ketersediaan sarapan dari hotel bisa sangat membantu kamu menghemat waktu di pagi hari.

 

5) Menggunakan Corporate Travel Agent

Terkadang sebagian besar pebisnis tidak mau repot mengurus hal-hal yang berkaitan dengan perjalan bisnis. Nah, agar agenda business trip lebih praktis dan efisien, kamu dapat menggunakan Corporates Travel Agent. Untuk itu pilihah corparate travel agent perjalanan bisnis yang terbaik, profesional dan tepercaya, serta aman.

 

Penting diketahui, kehadiran corporates travel agent akan memberikan banyak kemudahaan dan kenyamanan mulai dari tahap pemesanan (tiket dan hotel), perjalanan ke tujuan tempat kamu menjalani bussiness trip, dan jadwal menikmati destinasi khususnya tempat tujuan wisata.

 

Baca juga: Strategi Menikmati Liburan Disela Trip Bisnis ke Sumut

 

Ingat, saat ini adalah era teknologi digital yang serba canggih. Cara mengatur perjalanan bisnis pun telah dibuat sangat praktis dengan berbagai pilihan yang tepat. Para pelaku business trip pun semakin terbantu dan tidak direpotkan dengan proses administrasi yang dibutuhkan.

 

Di Indonesia, menggunakan corporate travel company dianggap sebagai solusi terbaik untuk memudahkan proses perencanaan perjalanan bisnis. Selain itu, kamu akan mendapatkan benefit layanan manajemen akun khusus corporate dan layanan service 24 jam. Misal fitur pembayaran mulai dari kartu kredit atau transfer bank.

 

Ada beberapa hal penting menurut blog tripbisnis.com mengapa saat ini banyak business trip lebih memilih dilakukan dengan corporate travel agent atau corporate travel company ketimbang melakukannya sendiri. Pertimbangan dimaksud adalah:

 

*) Ada banyak pilihan akomodasi yang dapat disesuaikan, terutama berhubungan dengan bujet keuangan perusahaan. Memang, tak dapat dipungkiri bila mengurus sendiri perjalanan bisnis akan sangat menyita waktu. Mulai dari mengecek dan atau menghubungi setiap vendor. Hal inilah yang menyebabkan, penggunakan layanan yang ditawarkan oleh travel management company akan jauh lebih membantu dan simpel.

 

Berbagai aktivitas, baik itu pencarian hotel ataupun tiket penerbangan, bisa langsung kamu lakukan dalam satu platform saja. Jadi, merupakan tips untuk memudahkan siapa saja hingga tidak perlu bekerja dua kali dalam menyusun rencana perjalanan bisnis.

 

*) Memberikan pelayanan 24 jam yang sangat membantu kamu yang akan melakukan perjalanan bisnis pada waktu yang tidak terencana. Kehadiran layanan dari travel management company dapat meringankan beban dalam menemukan akomodasi yang nyaman. Artinya, cara kamu dapat membuat perencanaan perjalanan bisnis kapan dan di mana saja.

 

Baca juga: Indonesia dan Jepang Buka Trip Bisnis

 

Disisi lain, proses pemesanan yang cepat dan simpel menjadi pertimbangan dalam mempersiapkan akomodasi yang dapat dilakukan dengan laptop atau smartphone. Pemesanan akomodasi ini pun dapat disesuaikan dengan anggaran atau travel policy perusahaan. Jadi akan jauh lebih simpel dengan cara pembayaran melalui transfer bank dan atau penggunaan kartu kredit.

 

*) Memiliki laporan perjalanan real time. Hal ini merupakan wujud dari adanya transparansi dalam perencanaan perjalanan bisnis. Laporan perjalanan pun dapat dilakukan secara komprehensif, dan sangat bermanfaat terhadap tingkat transparansi antara karyawan yang melakukan perjalanan bisnis dengan perusahaan.

 

Ingat, dengan adanya kontrol dan transparansi penuh terhadap perjalanan dinas karyawan merupakan satu hal penting bagi kesuksesan perusahaan. Di mana, para pemilik bisnis korporasi atau manajemen dapat melakukan pelacakan, pemantauan dan perekaman karyawan yang menjalankan misi bisnis trip secara real time. Dengan begitu, anggaran perjalanan dinas akan jadi lebih tepat sasaran dan merupakan bagian ‘budget-efficient‘.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *